Manual de Usuario

Guía completa de la aplicación de conciliación bancaria multiempresa. Explica, sección por sección, qué hace cada función, cómo usarla paso a paso y con ejemplos. Consulta el índice de la izquierda para saltar a un tema.

1. Introducción y acceso

La aplicación concilia los movimientos del estado de cuenta (banco) contra el auxiliar contable (libros) de cada cuenta y periodo, identifica coincidencias (amarres), reporta pendientes y produce una carátula auditable.

Iniciar sesión

1. Escribe tu usuario y contraseña y presiona Entrar.
2. La aplicación puede abrirse a pantalla completa para trabajar sin distracciones.
3. Para salir, usa Salir (arriba a la derecha). En modo local, el botón de la pantalla de acceso apaga la aplicación.

Si todavía no tienes acceso

En la pantalla de acceso, “Solicitar alta de usuario” abre un formulario con tu nombre, correo corporativo, Unidad de Negocio a la que perteneces, área, puesto, el perfil que necesitas y la justificación. El acceso se pide por Unidad de Negocio: si se autoriza, solo verás la información de esa unidad. La solicitud se registra en el catálogo de Usuarios con estado pendiente y sin acceso; los administradores reciben aviso por correo. Cuando la autorizan o la rechazan te llega un correo: si se autoriza, con tu usuario y una contraseña temporal. El perfil final lo decide el administrador según la segregación de funciones.

Si no recuerdas tu contraseña

“Restablecerla por correo” pide tu usuario y el correo que tienes registrado. Si ambos coinciden con una cuenta activa, recibes una contraseña temporal y tu contraseña anterior deja de funcionar. Al entrar con la temporal, el sistema te obliga a definir una nueva (mínimo 8 caracteres) antes de poder operar.

Roles

Cada usuario tiene un rol que define qué puede hacer: Administrador (todo), Conciliador (cargar y conciliar), Revisor / Tesorería / Contraloría (revisar y firmar el cierre), Consultor (solo lectura). Las opciones que no corresponden a tu rol aparecen ocultas o deshabilitadas.

2. Barra superior y contexto

La franja superior muestra en todo momento: la empresa, cuenta y banco con los que estás trabajando, el folio consecutivo, el estado de la conciliación (en revisión / cerrada), el tipo de estación (local o servidor) y tu usuario/rol. El menú (☰) da acceso a Catálogos, Bitácora y Usuarios.

3. Dashboard Ejecutivo

Panel de indicadores. Puedes filtrar por Unidad de Negocio, empresa, cuenta y rango de meses. Los tres primeros se encadenan: al elegir una UdN, el selector de empresa solo ofrece las de esa unidad y el de cuenta solo las de esas empresas. El filtro se aplica a todos los indicadores y se incluye en las exportaciones a PDF y Excel. Muestra el saldo bancario consolidado (suma del último saldo conciliado de cada cuenta, agrupado por moneda, sin convertir divisas), el porcentaje conciliado, pendientes y su antigüedad, y la evolución de la posición. Incluye además el tablero “Mesa de soporte · SLA” (abiertos, vencidos, por vencer y % de cumplimiento) con acceso directo a la mesa de soporte.

4. Cargar archivos

Aquí eliges empresa, cuenta y periodo y subes los dos insumos del mes: el estado de cuenta y el auxiliar.

Estado de cuenta (banco)

Se recomienda PDF (p. ej. BBVA); también acepta CSV o Excel con columnas Fecha, Descripción, Cargo, Abono. Al cargar verás el conteo de movimientos, entradas/salidas y el Control 100% (si el saldo inicial + movimientos = saldo final declarado por el banco).

Auxiliar contable

Excel/CSV de CONTPAQi o SAP (el sistema se toma de la cuenta). El saldo inicial y final se detectan del archivo para el Control 100%; también puedes capturarlos manualmente. Marca “Invertir signo” solo si tus depósitos vienen en la columna Abono/Haber (convención bancaria); CONTPAQi estándar no lo requiere.

Estado de cuenta o auxiliar sin movimientos

Si un archivo no tiene movimientos, no marca error: registra el lote como “sin movimientos” con Control 100% y te deja continuar. Si el saldo declarado indica un cambio pese a no haber movimientos, lo advierte para revisar el archivo.

Calendario de carga (13 meses)

Muestra el estado de cada mes. Usa las flechas ‹ › para moverte (sin límite hacia atrás; hacia adelante hasta el año en curso + 1). Los meses anteriores al inicio de operación de la empresa aparecen inactivos (“no aplica”).

Lotes cargados

Lista lo cargado del mes con su Control. Puedes Ajustar saldos o Eliminar un lote. Con “Descargar plantilla Excel” obtienes el formato para captura manual (misma plantilla para banco y auxiliar; un archivo por lado).

5. Conciliar

Parámetros

Antes de conciliar puedes ajustar (perfil administrador): Tolerancia de monto (para redondeos/comisiones), Ventana de fecha (días de cercanía para amarres 1:1) y, para agrupaciones, el máximo de partidas y la ventana de agrupación.

Iniciar conciliación

1. Verifica empresa/cuenta/periodo (elegidos en Cargar) y que ambos archivos estén cargados.
2. Presiona Iniciar conciliación.
3. Al terminar verás el resumen y el tiempo del proceso (también queda en la bitácora): p. ej. “✔ Conciliado en 0.6s · 42 amarres · pendientes 3/12 · 96%”.

Carátula de conciliación

Resume el saldo del estado de cuenta, los movimientos no conciliados de cada lado, el ajuste por tolerancia y la diferencia neta. Cuando la diferencia es $0 la conciliación cuadra.

Desglose por tipo (movimientos)

Cuenta los movimientos amarrados por tipo de regla (N1–N4, dispersión, concentración, internos) separando banco y auxiliar. Desde aquí puedes Exportar a Excel (ver sección 6).

Amarres

Lista cada amarre banco ↔ auxiliar con su tipo y diferencia. Los agrupados (dispersión/concentración) y los internos nacen “por confirmar”: revísalos y usa Confirmar o Desligar. Los 1:1 (N1–N4) quedan confirmados automáticamente.

Pendientes (aging)

Movimientos sin amarrar de banco y de libros, con su antigüedad en días. Son la base para el ligado manual.

6. Ligado manual y Excel

Cuando un movimiento no se amarró automáticamente, puedes ligarlo a mano. Es auditable y reversible con Desligar.

Seleccionar movimientos

• Clic en cualquier parte del renglón para marcarlo/desmarcarlo.
• Arrastrar: mantén presionado y pasa el mouse sobre varios renglones seguidos (el primero define si marca o desmarca).
• Rango: Shift + clic selecciona desde el último marcado hasta donde hagas clic.
• Atajos: Esc limpia la selección · Enter liga (con ambos lados seleccionados).

Una barra flotante abajo muestra en vivo cuántos van de banco y de auxiliar, las sumas, la diferencia y si ✓ amarra. Al seleccionar de un lado, se resalta en el otro el pendiente cuyo importe cierra la diferencia. El botón Ligar se ilumina en verde cuando cuadra y en ámbar si hay diferencia.

Exportar a Excel

Genera un libro con hojas independientes: Amarres (banco↔auxiliar, datos completos), Pend_Banco y Pend_Libros (aging), y Resumen (la carátula en valores y el desglose formulado que se recalcula solo). Sirve para hacer ejercicios de cuadre fuera de la app.

Regresar cuadres a la app — dos formas

1. Seleccionar desde lista: copia los REG (columna de las hojas del Excel) y pégalos en “Seleccionar desde lista”; la app marca esos movimientos para que solo presiones Ligar.
2. Importar Excel: en las hojas Pend_Banco y Pend_Libros escribe una misma etiqueta en la columna Grupo (amarilla) para los movimientos que van juntos, guarda y usa Importar Excel: crea todos los amarres en lote.

7. Cierre y flujo de firmas

Para cerrar un mes se sigue un flujo con segregación de funciones: Revisado → Tesorería → Contraloría. El botón Cerrar conciliación se habilita solo cuando las tres firmas están completas. Además, un mes no cierra si el mes anterior del mismo año no está cerrado. Todo queda registrado en la bitácora.

8. Reglas de conciliación

La pestaña Reglas de Conciliación describe los criterios de amarre por nivel de certeza: N1 (monto y fecha exactos), N2 (monto exacto, fecha cercana), N3 (tolerancia monetaria), N4 (referencia), dispersión (1:N), concentración (N:1) e internos (anulación y corrección+redondeo), más las metas de calidad (N1 ≥70%, N1+N2 ≥85%). Consúltala para entender por qué un movimiento se amarró de cierta forma.

9. Catálogos

Unidades de Negocio (UdN)

Nivel superior de la jerarquía Unidad de Negocio → Empresa → Cuenta. Cada UdN tiene una descripción corta (la que se usa en tablas y etiquetas, p. ej. AFYSO), una descripción larga (Alambres, Filiales y Servicios Operativos) y un logotipo opcional. La tabla indica cuántas empresas y cuentas cuelgan de cada unidad.

Reglas de integridad: la descripción corta no se repite; no se puede eliminar ni desactivar una UdN con empresas asignadas; al eliminarla se depura automáticamente el alcance de los usuarios que la tuvieran concedida.

Integridad de la jerarquía

Al final del panel de Unidades de Negocio hay dos botones. Revisar solo diagnostica: busca empresas con una UdN que ya no existe o sin asignar, cuentas huérfanas, cuentas con una UdN distinta a la de su empresa y renglones de alcance inválidos. Reparar lo corregible resincroniza las cuentas con la UdN de su empresa, deja sin asignar las empresas cuya UdN desapareció y depura el alcance inválido.

Empresas

Alta/edición con Unidad de Negocio (obligatoria), RFC, razón social, nombre corto, logotipo e Inicio de operación (mes y año). El inicio de operación controla desde qué mes se concilia: los anteriores quedan inactivos. La fecha no puede ser anterior a la del RFC.

Si mueves una empresa a otra UdN, sus cuentas se mueven con ella y el sistema depura los alcances de usuario que hayan quedado fuera de la jerarquía. Todo queda en bitácora.

Cuentas

Se asocian a una empresa e incluyen banco, número, moneda, cuenta contable y Sistema contable (CONTPAQi o SAP), que decide el formato con que se lee el auxiliar. Al editar, el sistema se guarda correctamente.

La Unidad de Negocio de la cuenta no se captura: se hereda de su empresa y el sistema la mantiene sincronizada, de modo que nunca puedan discrepar. Al elegir la empresa, el formulario muestra qué UdN heredará la cuenta.

Bancos y monedas

Catálogos de apoyo. En monedas se administra el tipo de cambio (automático o captura manual) para reportes multimoneda.

10. Configuración y respaldos

Requiere la contraseña de configuración (segunda contraseña). Permite:

• Marca y tema: logotipo, nombre y paleta de colores.
• Parámetros: tolerancia, ventana y agrupación (ver sección 5).
• Respaldos: crear con descripción, editar la descripción, restaurar y eliminar. Las descripciones sobreviven a una restauración.
• Correo: configura el SMTP desde la pantalla (servidor, puerto, cifrado, usuario, remitente, equipo y contraseña) — aplica al instante, sin reiniciar. La contraseña se guarda cifrada y nunca se muestra; opcionalmente puedes dejarla en la variable de entorno del servidor. Incluye “Probar envío de correo”. Ejemplos: Office 365 → smtp.office365.com:587 (requiere SMTP AUTH); cPanel (caiisa) → mail.caiisa.com:587 o 465; relay interno → host:25 sin cifrado.

11. Bitácora

Registro de auditoría de todas las acciones (altas, cargas, conciliaciones con su tiempo, amarres, importaciones, cierres, restauraciones): quién, cuándo y qué. Es la evidencia de trazabilidad del proceso.

12. Usuarios y roles

El administrador crea usuarios y les asigna rol y permisos. Al dar de alta se captura correo, teléfono y las preferencias de contacto (correo/SMS/WhatsApp). La contraseña inicial se puede escribir o generar; si el usuario tiene correo, se le envía por correo junto con la liga y su usuario. Por seguridad, esa contraseña es temporal: el sistema obliga a cambiarla en el primer ingreso. El administrador ve la contraseña inicial una sola vez al crearla o restablecerla (con botón para copiar); después queda cifrada y no se muestra. Cuando se ajusta una cuenta (rol, estado, datos o restablecer contraseña), el usuario recibe un correo informándole del cambio. Cada rol ve solo lo que le corresponde; el cierre exige que las firmas provengan de los roles adecuados (Revisor, Tesorería, Contraloría).

Administrador global y administrador delegado

El rol Administrador tiene dos formas según su alcance:

• Administrador global (sin Unidades de Negocio asignadas): gobierna todo el grupo. Es el único que puede crear y eliminar Unidades de Negocio, cambiar los catálogos compartidos (bancos, monedas, tipos de cambio), los parámetros de conciliación, reparar la integridad y reiniciar los catálogos demo.
• Administrador delegado (con UdN asignadas): administra solo esas unidades. Da de alta y edita sus empresas y cuentas, gestiona a los usuarios de sus unidades y atiende sus solicitudes de acceso. En la tabla aparece con 🛡 y el texto «Administra UdN: …».

Salvaguardas contra la escalada de privilegios, verificadas en el servidor:

• Un delegado solo puede conceder su propio alcance: no puede dar unidades que no administra ni crear usuarios con acceso global.
• Nadie puede modificar su propio alcance (ni el global ni el delegado): lo hace otro administrador.
• Un delegado no ve ni gobierna a los usuarios de otras unidades ni a los de acceso global.
• No puede mover una empresa a una unidad que no administra (la perdería de vista).
• El sistema nunca se queda sin administrador global activo: no se puede degradar ni desactivar al último.

Alcance por Unidad de Negocio

Además del rol (qué puede hacer), cada usuario tiene un alcance (sobre qué datos lo puede hacer). Hay dos formas de definirlo:

• La caja Alcance · Unidades de Negocio del formulario: marca las UdN y se guarda al pulsar Crear usuario o Guardar cambios. Al pulsar Editar se precarga con el alcance vigente, así que no lo borras por descuido. Si el rol es Administrador se deshabilita.
• El botón Alcance del renglón, para afinar además a empresas o cuentas concretas.

El botón Alcance trabaja sobre la jerarquía en tres niveles:

1. Unidades de Negocio: marca una o varias. Es el nivel que manda.
2. Empresas (opcional): solo aparecen las de las UdN marcadas. Si no marcas ninguna, el usuario verá todas las empresas de esas unidades.
3. Cuentas (opcional): solo las de las empresas en alcance. Sin marcar ninguna, verá todas las de esas empresas.

El sistema no permite combinaciones incoherentes: una empresa de otra UdN o una cuenta de otra empresa se rechazan al guardar. Si después cambia la jerarquía (la empresa se mueve de UdN, se borra una cuenta), el alcance se depura solo.

Lo que ve un usuario limitado: el tablero, el calendario, las cargas, las conciliaciones y los catálogos solo muestran su alcance, y cualquier intento de operar sobre una cuenta ajena se rechaza en el servidor (no solo se oculta en pantalla).

Solicitudes de acceso

El panel Solicitudes de acceso (arriba de la administración de usuarios) concentra las altas que los propios usuarios piden desde la pantalla de acceso. Cada renglón muestra usuario propuesto, contacto, área, puesto y la justificación. El administrador ajusta el perfil en el selector y decide:

• ✔ Autorizar: activa la cuenta con el perfil elegido, limita su alcance a la Unidad de Negocio solicitada, genera la contraseña temporal y la envía por correo al solicitante (también se muestra una sola vez en pantalla, con botón para copiar). Después puedes afinar el alcance a empresas o cuentas concretas con el botón «Alcance».
• ✖ Rechazar: pide el motivo, deja la cuenta inactiva y envía el aviso con ese motivo al solicitante.

Mientras una solicitud esté pendiente no aparece en la tabla de administración y no puede iniciar sesión. Las solicitudes ya resueltas quedan en el panel con quién y cuándo las atendió; alta, autorización y rechazo se registran en la bitácora. El contador naranja junto al título indica cuántas están pendientes.

13. Registrar soporte (SLA / ITIL 4)

En el menú (☰) → Registrar soporte cualquier usuario puede levantar un caso: Incidente (algo no funciona), Solicitud de servicio (ayuda/pregunta) o Mejora / cambio. Captura título, módulo, descripción, pasos para reproducir y resultado esperado vs. actual.

Prioridad y SLA (automáticos)

La prioridad = impacto × urgencia: P1 Crítica, P2 Alta, P3 Media, P4 Baja. Cada prioridad fija un tiempo máximo de respuesta (primer contacto) y de resolución:

Al registrar, el sistema te informa el folio (SOP-######), la prioridad y las fechas comprometidas de respuesta y resolución.

Etapas del ciclo de vida

Registrado → En análisis → En progreso → En espera → Resuelto → Cerrado (o Cancelado). El equipo de soporte (administrador) cambia el estado, asigna responsable y agrega notas de seguimiento; el solicitante puede comentar. El primer cambio/nota marca la respuesta y el paso a Resuelto marca la resolución, midiendo el cumplimiento del SLA.

Cumplimiento

El panel muestra tickets abiertos, vencidos, por vencer y el % de cumplimiento de respuesta y resolución, además del conteo por prioridad. Cada ticket muestra un semáforo de SLA (en tiempo / por vencer / vencido / cumplido / incumplido).

Notificaciones por correo y tablero

Si el administrador configura el correo saliente (SMTP), la app notifica por correo al crear y al actualizar un ticket (al equipo de soporte y al correo de seguimiento que capture el solicitante). El Dashboard Ejecutivo incluye un tablero “Mesa de soporte · SLA” con abiertos, vencidos, por vencer y el % de cumplimiento. La configuración del SMTP se hace por variables de entorno del servidor (las credenciales no se guardan en la base ni se muestran); si no está configurado, los tickets funcionan igual, solo sin envío de correo.

14. Preguntas frecuentes

El estado de cuenta “no cuadra”

Verifica que el saldo inicial detectado sea el de operación (en BBVA). La diferencia suele ser una partida en tránsito (operación vs liquidación) o un movimiento de un periodo anterior; revisa el documento y la sección 4.

Aparecen “movimientos de más”

Algunos estados de cuenta traen renglones informativos (p. ej. “Movimientos de periodos anteriores”). El sistema los excluye del mes; si ves un pendiente con fecha o importe extraño, contrástalo con el PDF original.

Un movimiento en $0.00

Ya no se generan: los renglones con importe cero se omiten al cargar.

No encuentro por qué no se agrupó (dispersión/concentración)

Las agrupaciones exigen suma exacta, dentro de la ventana de agrupación, hasta el máximo de partidas y sin ambigüedad. Además, el sistema agrupa por referencia/código común (p. ej. C2616) sin límite de tamaño cuando los movimientos de banco comparten la clave de la partida de libros y suman exactamente (útil para concentraciones grandes, 80:1). En el Excel exportado, la columna “Clave ref.” muestra la clave detectada de cada pendiente: si banco y auxiliar comparten la misma, se agrupan solos; si el banco no la trae, usa el ligado manual, Seleccionar desde lista o Importar Excel (sección 6).